Сотрудник дипмиссии, ответственный за организацию приема, оформляет приглашения, готовит кувертные и рассадочные карточки, а также меню, составляет план рассадки. Приглашения направляются после подтверждения присутствия гостя по результатам согласования с протокольной службой другого дипломатического представительства или органа государственной власти страны пребывания. Для представителей делегации, в честь которой организуется прием, все должно быть переведено на английский язык или язык страны пребывания (в зависимости от состава приглашенных гостей). Меню должно быть тщательно проработано – некоторые блюда могут не подходить для той или иной делегации (алкоголь, свинина и прочее). Рекомендуется уточнить, есть ли среди гостей вегетарианцы, нет ли на какие-либо продукты аллергии у главного гостя, иные возможные нюансы.
Рассадка организуется по правилу «правой руки», исходя из протокольного старшинства, за исключением случаев, когда обговорена другая схема. Глава принимающей стороны размещается в центральной части стола спиной к окну, а главный гость – напротив. В случае присутствия за столом переводчиков они сидят по левую руку от главы стороны, для которой осуществляется перевод (примерный вариант рассадки прилагается). Если на мероприятии присутствует несколько человек одного ранга, они рассаживаются в алфавитном порядке. Старшинство иностранных послов за столом определяется по дате их прибытия в страну пребывания. На кувертных и рассадочных карточках перед именем гостя должно обязательно сокращенно писаться обращение, применимое к гостю (Е.П.г. – Его/Её Превосходительство, г. – господин, г-жа – госпожа и аналогичным образом на других языках). Следует уточнить, есть ли среди гостей женщины, а также лица, к которым применимы особые обращения.
Меню оформляется в зависимости от типа мероприятия. В случае, если оно организуется от имени руководителя дипмиссии, то обычно делается соответствующая «шапка», в которой указывается от кого и в чью честь оно проводится. В «шапке» меню также пишется «Завтрак» или «Обед». Заголовок определяется по времени начала мероприятия (завтрак до 17:00, обед после 17:00, ужин после 20:00).
В день мероприятия, до его начала, необходимо убедиться, что состав сторон, участвующих в приеме, остался неизменным, в противном случае необходимо внести корректировку в заготовленную рассадку. Характер таких изменений может быть разным: уменьшение числа участников от одной или обеих сторон, замена участников. При замене участников печатаются новые кувертные и рассадочные карточки.
Кувертная карточка ставится перед тарелкой, в верхней ее части. Меню размещается по правую руку от гостя. Перед входом в зал, где проходит завтрак/обед, должен стоять рассадочный столик. На нем карточки руководителя дипмиссии (его заместителя) и главного гостя немного сдвигаются от центра, чтобы сделать более наглядным их расположение по отношению к другим гостям.
Пример рассадки (два переводчика)
Пример рассадки (один переводчик)
Пример рассадки (без переводчиков)
